ตัวแทนรถบรรทุกคือใคร? บริการที่ได้ ค่าบริการทั่วไป และวิธีเลือกแบบมืออาชีพ

ตัวแทนในห่วงโซ่ขนส่ง: ผู้ขับเคลื่อนประสิทธิภาพและมาตรฐาน

ตัวแทนรถบรรทุก หรือที่ในวงการโลจิสติกส์เรียกกันว่า Freight Forwarder มีบทบาทที่สำคัญยิ่งกว่าแค่การจับคู่ระหว่างผู้ต้องการขนส่งสินค้า (ผู้มีงาน) กับผู้ให้บริการขนส่ง (ผู้มีรถ/คนขับ) แต่ยังเป็นศูนย์กลางในการบริหารจัดการให้การขนส่งดำเนินไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด ตัวแทนเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นเสมือน "สมอง" ของห่วงโซ่อุปทาน โดยช่วยลดความซับซ้อนและภาระงานด้านการขนส่งให้แก่เจ้าของกิจการ ทำให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การเติบโตทางธุรกิจ การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า และการวางแผนเชิงกลยุทธ์ในด้านอื่น ๆ ได้อย่างเต็มที่

บทบาทของตัวแทนเริ่มต้นตั้งแต่กระบวนการแรกสุดของการขนส่ง คือ การวิเคราะห์และทำความเข้าใจความต้องการเฉพาะของสินค้าแต่ละประเภท ไม่ว่าจะเป็นสินค้าควบคุมอุณหภูมิ สินค้าอันตราย สินค้าที่มีขนาดใหญ่พิเศษ หรือสินค้าที่ต้องส่งมอบภายในระยะเวลาที่จำกัด จากนั้นจึงใช้เครือข่ายและความเชี่ยวชาญเพื่อคัดเลือกประเภทรถและคนขับที่เหมาะสมที่สุด รวมถึงการวางแผนเส้นทางที่ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายมากที่สุด

บริการที่ควรได้รับจากตัวแทนรถบรรทุก

การเลือกตัวแทนขนส่งที่ดีย่อมหมายถึงการได้รับบริการที่ครอบคลุมและมีคุณภาพสูง นอกเหนือจากการจัดหาเที่ยววิ่งที่ตรงกับความต้องการแล้ว บริการที่ตัวแทนควรมีและเจ้าของกิจการควรได้รับยังรวมถึง:

• ระบบติดตามที่โปร่งใสและทันสมัย: ตัวแทนที่ดีควรมีเทคโนโลยีที่ช่วยให้ลูกค้าสามารถติดตามสถานะของสินค้าได้แบบเรียลไทม์ (Real-time Tracking) ไม่ว่าจะผ่านแอปพลิเคชันหรือแพลตฟอร์มออนไลน์ ซึ่งช่วยสร้างความเชื่อมั่นและลดความกังวลในการส่งมอบสินค้า

• การจัดการข้อมูลและรายงาน: ตัวแทนควรจัดทำรายงานสรุปการขนส่งอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นรายงานเที่ยววิ่ง รายงานต้นทุน-รายได้ และรายงานประสิทธิภาพการทำงานของคนขับ ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญที่เจ้าของกิจการสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการขนส่งในรอบถัดไป

• การควบคุมคุณภาพคนขับและยานพาหนะ: การคัดเลือกคนขับที่มีประวัติการทำงานที่ดี มีทักษะในการขับขี่ที่ปลอดภัย และมีความรับผิดชอบ รวมถึงการตรวจสอบสภาพรถบรรทุกให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานเสมอ เป็นสิ่งที่ตัวแทนควรให้ความสำคัญสูงสุด เพื่อลดความเสี่ยงจากอุบัติเหตุและการส่งมอบที่ล่าช้า

• การประสานงานและแก้ปัญหาเฉพาะหน้า: สถานการณ์ฉุกเฉินระหว่างการขนส่ง เช่น รถเสีย อุบัติเหตุ หรือเหตุสุดวิสัยอื่นๆ สามารถเกิดขึ้นได้เสมอ ตัวแทนที่มืออาชีพจะต้องมีทีมงานที่พร้อมรับมือกับปัญหาเหล่านี้ตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อให้การขนส่งกลับมาดำเนินการได้โดยเร็วที่สุดและแจ้งความคืบหน้าให้ลูกค้าทราบอย่างทันท่วงที

• การให้คำปรึกษาด้านเอกสารและข้อกำหนดเฉพาะ: สำหรับการขนส่งสินค้าที่มีความซับซ้อน เช่น สินค้าอันตรายหรือสินค้าควบคุม การเตรียมเอกสารที่ครบถ้วนและถูกต้องตามกฎระเบียบเป็นสิ่งสำคัญ ตัวแทนควรมีความรู้ความเชี่ยวชาญในด้านนี้ และสามารถให้คำแนะนำแก่ลูกค้าได้เพื่อป้องกันปัญหาทางกฎหมายหรือการล่าช้าที่ด่านตรวจ

ขอบเขตบริการที่พบบ่อยและมีความสำคัญ

ขอบเขตการให้บริการของตัวแทนขนส่งนั้นมีความหลากหลายและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของลูกค้า แต่โดยทั่วไปแล้วจะครอบคลุมกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ดังนี้:

• การจัดการก่อนการเดินทาง:

  • จัดหาเที่ยววิ่งและวางแผนเส้นทาง: ตัวแทนจะทำการจับคู่เที่ยววิ่งที่เหมาะสมที่สุด โดยพิจารณาจากประเภทสินค้า น้ำหนัก ปลายทาง และกำหนดการส่งมอบ พร้อมทั้งวางแผนเส้นทางที่ช่วยประหยัดเวลาและเชื้อเพลิง

  • การตรวจสอบเอกสารและมาตรฐานความปลอดภัย: ก่อนที่รถบรรทุกจะออกเดินทาง ตัวแทนจะตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทั้งหมด ตั้งแต่ใบสั่งงาน (Work Order) ใบส่งมอบ (Delivery Note) ไปจนถึงเอกสารกำกับสินค้า และตรวจสอบให้มั่นใจว่ารถและคนขับมีคุณสมบัติตรงตามมาตรฐานความปลอดภัยที่กำหนด

• การจัดการระหว่างการเดินทาง:

  • ติดตามสถานะแบบเรียลไทม์: ตัวแทนจะใช้ระบบ GPS หรือเทคโนโลยีติดตามอื่นๆ เพื่อเฝ้าดูตำแหน่งและความคืบหน้าของรถบรรทุกตลอดเวลา

  • แจ้งเหตุฉุกเฉินและบริหารเวลาส่งมอบ: หากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน ตัวแทนจะแจ้งลูกค้าทันทีและประสานงานกับทีมงานภาคพื้นดินเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างเร่งด่วน พร้อมทั้งบริหารจัดการเวลาเพื่อให้สินค้าถึงที่หมายตามกำหนดให้มากที่สุด

• การจัดการหลังการเดินทาง:

  • สรุปต้นทุน/รายได้และรายงานประสิทธิภาพ: เมื่อการขนส่งเสร็จสิ้น ตัวแทนจะรวบรวมข้อมูลต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง รายได้ที่ได้รับ และจัดทำรายงานสรุปประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการวางแผนสำหรับรอบถัดไป

รูปแบบค่าบริการในตลาด

การทำความเข้าใจรูปแบบค่าบริการจะช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถเลือกตัวแทนที่เหมาะสมกับโครงสร้างธุรกิจและปริมาณงานของตนเองได้ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วมีสามรูปแบบหลัก:

• เหมารายเดือน (Monthly Flat Fee): รูปแบบนี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีการขนส่งจำนวนมากและสม่ำเสมอในแต่ละเดือน โดยจ่ายค่าบริการคงที่เพื่อครอบคลุมจำนวนเที่ยววิ่งที่ตกลงกันไว้ ข้อดีคือช่วยให้สามารถควบคุมงบประมาณได้ง่าย แต่ข้อเสียคืออาจไม่คุ้มค่าหากปริมาณงานในเดือนนั้นลดลงอย่างกะทันหัน

• คิดต่อเที่ยว/ต่อกิโลเมตร (Per Trip/Per Kilometer): รูปแบบนี้ยืดหยุ่นสูง เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีงานไม่แน่นอนหรือไม่สม่ำเสมอ โดยจ่ายค่าบริการตามจำนวนเที่ยววิ่งจริงหรือระยะทางที่ใช้ในการขนส่ง ข้อดีคือเป็นธรรมและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามปริมาณงานจริง แต่ข้อเสียคืออาจทำให้ต้นทุนรวมสูงกว่าที่คาดไว้หากมีงานจำนวนมากในบางช่วงเวลา

• คิดเป็นเปอร์เซ็นต์ (Percentage of Freight Revenue): รูปแบบนี้ตัวแทนจะคิดค่าบริการเป็นสัดส่วนของรายได้รวมจากการขนส่งแต่ละเที่ยว ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งรายได้ก่อนหักต้นทุนหรือหลังหักต้นทุน ข้อดีคือตัวแทนจะมีแรงจูงใจในการหางานที่มีมูลค่าสูงมาให้ลูกค้า แต่เจ้าของกิจการต้องมั่นใจว่าตัวแทนมีความโปร่งใสในการเปิดเผยข้อมูลต้นทุนและรายได้ทั้งหมด

การตัดสินใจเลือกรูปแบบค่าบริการที่เหมาะสมควรพิจารณาจากปัจจัยหลายด้าน เช่น ความผันผวนของปริมาณงาน สัดส่วนของระยะทางที่รถบรรทุกต้องวิ่งกลับมาแบบไม่มีสินค้า (ระยะทางว่าง) และความน่าเชื่อถือของตัวแทนในการให้ข้อมูลที่โปร่งใส ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการลงทุนในบริการตัวแทนขนส่งจะสร้างผลตอบแทนที่คุ้มค่าและช่วยยกระดับประสิทธิภาพของธุรกิจในภาพรวม

เกณฑ์คัดเลือกและตัวชี้วัดที่ควรตกลง

ก่อนเริ่มงาน ควรกำหนด SLA และ KPI ที่วัดได้จริง เช่น อัตราส่งตรงเวลา อัตราอุบัติเหตุเป็นศูนย์ การปฏิบัติตามแผนความปลอดภัย และความครบถ้วนของเอกสาร พร้อมกำหนดวิธีตรวจสอบ–บทลงโทษที่เป็นธรรม หากต้องการสำรวจแง่มุมอื่น ๆ เกี่ยวกับการบริหารฟลีท สามารถ อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรถบรรทุก ได้ที่ https://www.askkairod.com/truck